İletişimde Bir Artı: Ritmik Motivasyon

Her şeyin başı sağlık, temeli iletişim, artısı da ritim.

Hiç kimse yoktur ki hayatı boyunca en az bir kere ritmik iletişim kurmamış olsun. Kendimi zora sokacak bir örnek vereyim: Mors Alfabesi ile mesaj gönderen var mı? “Ben” diyenler azınlıkta olsa gerek. Kısa bir bilgi geçmek gerekirse, Mors Alfabesi; “telgraf haberleşmesinde kullanılan, görsel olarak nokta ve çizgilerden oluşan alfabe.”(TDK) olarak tanımlanır. İşitsel olarak da “düzensiz” bir ritmik düzendir. Bilenlerin kulağına tıkırtılar gelmeye başladı… Fazlasını merak edenleri arama motorlarına davet ediyorum.

İlkel çağlardan beri kullandığımız davullar? Savaşa giden ordular “biz geliyoruz ayağınızı denk alın” demek yerine, çığırtkanlar hükümdarların buyruklarını halka bildirmek üzere “toplanın” demek yerine, Ramazan davulcuları “sahur vakti geldi, uyanın” demek yerine davulları kullandılar ve kullanıyorlar.

Genel olarak bilinir, postacı kapıyı iki kere çalar. Peki, kapıyı çalanın siz olduğunun içeridekiler tarafından anlaşılması için kendinize özgü bir kapı çalma ritminiz de mi yok?

Hayatınızın herhangi bir anında, beklerken, düşünürken, avucunuzu masaya koyup tırnaklarınızı tıkırdatarak bu durumu yansıtmadınız mı sizi görenlere? Ya da topuğunuzu hafif kaldırıp, bacağınızı titreterek beklentinizi yansıtmadınız mı?

Bir iş görüşmesinde belki, belki de önemli bir toplantıda içinde bulunduğunuz durumun ritmik vuruşlarını yapmadınız mı ayağınızla yere?

Hepsine hayır diyen varsa bu örnek size geliyor: Çok heyecanlandığınız bir anda, kalp ritminiz alabildiğine hızlanıp o heyecanınızı gözlerinizden fışkırtmadı mı? Haydi, buna da hayır deyin!

Biz olsak da olmasak da, ritim var. Varken duyumsarız, yokken kalan izimiz duyumsanır.

Buraya kadar kişisel örneklerle, günlük yaşamımızda ritmin eşlik edişini ve belirleyici özelliğini irdeledik. Şimdi ise “İletişim” konusunun içinde ritmin ve motivasyonun yerini belirlemek için rotamızı değiştirip, daha çok iş hayatından örneklerle ilerleyelim.

Seri üretim yapan fabrikalarda oldukça düzenli bir ritmik ilerleyiş vardır. Ritmin bozulması, tüm üretimin aksamasına yol açar ve maddi-manevi zararlara neden olur. Ritim, en hızlı soncu bu tür işleyişlerde verir ve gayet somut bir çıktıdır. Burada kontrol edilebilen, düzenlenebilen, denetlenebilen ve fiziki müdahale yapılabilen mekanik/dijital/mekatronik bir sistemden bahsediyoruz. Fakat bu sistemin dışında çalışan ve insan ağırlıklı mekanizmalarla ilerleyen sayısız işleyişler de var ve hepsinin yine bir ritmi var. Buradaki ritmik düzenler çoğunlukla yok sayılır, sonuçta yapılacak işler, kullanılacak yazılımlar, görev tanımları, giriş-çıkış, yemek, mola saatleri belirlidir ve herkes görevini yaparsa işler yürür değil mi? Değil işte, her firmanın farkında olmasa da temel bir ritmik düzeni vardır ve işlerde aksama oluyorsa kimsenin bu düzeninin farkında olmamasındandır.

İletişim kazası en sık yaşanan aksaklıktır ve süreçleri lastik gibi uzatır. Mesela:

Pazarlama birimi her zaman olduğu gibi e-posta yoluyla bir satın alma talebinde bulunur ve olaylar gelişir:

Satın Alma, Pazarlama’ dan gelen talebe, “SATF04P” kodlu formun doldurulup sisteme girilmesi gerektiğini yazarak cevap verir. Pazarlama, böyle bir form işleyişinden haberi olmadığını yazar ve bilgilendirilmek ister. Satın Alma, bu talep formunun çok yakın zamanda geçilen yeni sistemin içinde olduğunu, sisteme giriş yapıldığında ilgili menüden ulaşılabileceğini ama yine de ekte ilgili formu gönderdiğini yazar. Pazarlama, e-postayı açıp formu kaydeder ve açıp incelemeye başlar, kendince gerekli yerleri doldurup geri yollar. Satın Alma, e-postayı açar ve inceledikten sonra, formda “departman kodu” “sipariş talep kodu” “mal/hizmet içerik kodu” bilgilerinin eksik olduğunu ve tamamlanması gerektiğini yazıp cevaplar. Masum Pazarlama Çalışanımızın tepesi atar, yöneticisini arar, yeni ürünün reklam kampanyası için gerekli materyallerin satın alma talebini ilettiğini, fakat Satın Alma’ nın bir sistemden bahsettiğini, bilmem ne kodlu formu ve diğer diyalogları anlatır. Pazarlama Yöneticisi, yeni sistemin uygulanmaya başlaması için herkesin eğitim alması gerektiğini, eğitim planlamasının henüz İK’ dan gelmediğini, konuyla ilgileneceğini söyler ve Satın Alma yöneticisini arar, konuyu anlatarak neler olduğunu sorar. Satın Alma Yöneticisi, yeni sisteme geçiş yapıldığını, tüm diğer departman çalışanlarının eğitimlerinin tamamlanmış olması gerektiğini söyler.

Yani yeni sistem uygulanmaya başlanmış fakat anlaşılan kimse gerekli eğitimleri henüz almamıştı.

Bunun üzerine Satın Alma yöneticisi üst yönetimdeki direktörünü aradı, Direktör asistanına hemen İK ile toplantı “set” etmesini söyledi, Asistan İK Yöneticisini aradı, toplantı yapıldı, çıkışta İK Yöneticisi Satın Alma Yöneticisini arayıp kendilerine iletilen herhangi bir eğitim materyali olmadığını söyledi. Satın Alma Yöneticisi, yazılım hizmeti alınan firmayı aradı, yazılım firması o firmayla ilgilenen satışçıya yönlendirdi, satışçı gerekli dökümanları satın almadaki şu kişiye gönderdiğini söyledi, İK o kişinin iş akdinin fesih edildiğini, bilgi işlem işten çıkarılan kişinin mail adresinin kaldırıldığını, verilerin geri alınamayacağını söyledi… Yazılım firması tekrar arandı, eğitim dökümanları istendi, gelen mail İK Yöneticisinin incelemesi ve onayından sonra Satın Alma Yöneticisine yönlendirildi, Satın Alma yöneticisi Satın Alma direktörünün bilgisine sundu, direktör diğer direktörlerin bilgisine sundu, Pazarlama Direktörü ivedikle işletilmesi gereğini belirterek Pazarlama Yöneticisine iletti, Pazarlama Yöneticisi, İK’ dan acil eğitim talep ederek ekibine derhal inceleyip hayata geçirmeleri gerektiğini iletti, pazarlama çalışanları işi gücü bırakıp gelen dökümanları ve demoları inceledi ve ilk başta satın alma talebi gönderen kişi müdürüne bir e-posta atarak dedi ki: “Sayın müdürüm, yeni satın alma sürecini işletecek olan programı ve diğer eğitim dökümanlarını inceledim, anladım, öğrendim. Peki sisteme gireceğimiz kullanıcı adı ve şifre nedir, nasıl oluşturacağız? Bununla ilgili bir bilgi görünmüyor.” Pazarlama müdürü bu maili atan çalışanına sordu; “Yeni ürünümüzün reklam kampanyasında kullanılacak tanıtım dökümanları ve grafik tasarımlar ne zaman hazır olacak? Artık başlasanız da sezonu kaçırmasak!” Bunun üzerine Pazarlama çalışanı Bilgi İşlemden bir arkadaşını aradı, “abi yalvarıyorum bana yardımcı ol, sipariş geçeceğim bu yeni sistem yüzünden yapamıyorum, sisteme giriş için gerekli kullanıcı adı ve şifre yok” dedi. Bilgi işlemdeki arkadaşı, hemen halledeceğini, birazdan herkesin giriş bilgilerini paylaşacağını fakat kendisine öncelik tanıyacağını söyledi, birkaç dakika sonra bilgiler geldi ve nihayet satın alma talebi gerekli düzen doğrultusunda işlemeye başladı… Oyhhhh!!!

Şiştim! Vallahi şiştim, hayali bile beni istifaya zorladı!

Örneği abarttım çünkü hayalinizde canlansın istedim. Siz istediğiniz kadar küçültün veya büyütün, benzer bir olayı gerçekte yaşamışsınızdır muhakkak. Aldığımız bu kesitin neticesinde, zaman, moral, verimlilik ve stratejik kayıplar elde ettik. Kazanılan “yeni sistem” bilgileri ise bu kayıpların hiç birini amorti bile etmedi.

Böyle bir karmaşaya yol açan aksaklık, beyin gücüyle çalışılan hangi iş ortamında önlenebilir ki? Bundan daha büyük ve daha küçük karmaşalar her daim yaşanacak, sonu gelmez fakat “farkındalık” artarsa oldukça azalır. Bunun için bireyden başlayarak, departmanlara, yönetime ve firma geneline dağılan yani, tümevarım temelli bir çalışma öneriyoruz.

Ritim ve “müzik kulağı” olarak bilinen, duyma hassasiyeti ve temel koordinasyon becerisi, bir orkestrada ya da daha küçük müzik gruplarında ritim enstrümanı çalmak istiyorsanız, evet gerekli. Hatta çok önemli. Fakat bizim Ritmik Motivasyon diye adlandırdığımız çalışma, müziğin içindeki ritimden ziyade, hayatın içinde, kalp atışlarından başlayarak sizin olduğunuz her yerde var olan ritmi irdelemektedir. Uygulama aşamalarını birkaç başlık altında toparlamak gerekirse;

-Ön Etüt: Çalışma ortamını, iş akışlarını ve insanları gözlemliyoruz, mekanı iyice dinleyip çıkan seslerin ayrımını yapıyor ve ses karmaşasının içindeki gizli ritmi duymaya çalışıyoruz. O mekandaki insanların belki de hiç dikkatlerini çekmeyen bu sesler ve nesneler üzerine sohbet ediyoruz. Bir miktar da olsa teknik bilgi bu aşamada gerekli, çok detaya girmeden yeterli bilgi aktarımının ardından mekandaki nesneleri ve çıkardığı sesleri etüt ediyoruz.

-Alternatifli Ön Etüt: Oluşturulacak ritim deseni için ortamdaki seslerin ve bazı ekipmanların ses kayıtları alıp, alternatif desenler üzerinde çalışıyoruz.

-Seçim: Oluşturduğumuz alternatifleri grubun seçimine sunuyor ve birkaç küçük deneme de yapıyoruz. Bu aşamada çok temel de olsa teknik bilgi aktarıyoruz.

-Orkestrasyon: Seçilen ritim desenindeki seslerin hangi ekipmanlarla ve nasıl çıkarılabileceğini test ediyor ve vuruş yöntemlerini belirliyoruz. Ekipmanlara zarar vermemek, ses dengelerini sağlamak, bas, tiz ve orta denge seslerin uyumlarını gözetmek ve de ortaya çıkacak ritmin “gürültü” olmaması için gerekli estetik unsurlar bu aşamanın görevleri. Ritmin bölümleri ve ekipmanların paylaşımı yapıldıktan sonra, doğru seslerin çıkarılabilmesi ve çalınacak bölümlerin anlaşılması için bireylerle karşılıklı çalışırız.

-Prova: Bu aşama ritmin oturması, bireylerin çalışmayı içselleştirmesi ve katkı sağlamaya başlamasını sağlayacaktır. Toplam prova zamanı grubun ilerlemesine göre değişkenlik gösterir.

Tamamlanan provalar sonunda, ekip artık kendi ritmini oluşturmuş ve hem bireyin hem de takımın iç motivasyonunu tetikleyici bir güç, bir dürtü kazanmıştır.

Ritim hayatın sesidir. Çünkü kalbimiz daha biz doğmadan atmaya başlamıştı… Hayatımızdaki bir sürü ses, biz fark etmesek de ritmik olarak akar. Bu sesleri fark ettiğimizde bütünün anlamını kavrar ve bir parçası olmaya başlarız.

Ritmik Motivasyon çalışmamız, bir arada zaman geçiren herkes için, anlamlı bir bütün oluşturmanın yolunu açar. Aslında sadece doğru zamanda doğru işi yapmanın hazzını verir.

Sevgilerimle,

Asef Okan Yağcı